Személyügyi és Működtetési Osztály

A Személyügyi és Működtetési Osztály feladatai

1. Személyi feladatok körében:

4.1.1. Közreműködik a tisztségviselők (polgármester, alpolgármesterek) jegyző, aljegyző munkafeltételeinek biztosításában, szervezi, koordinálja munkájukat közvetlenül segítő feladatokat.

4.1.2. Gondoskodik a nemzeti és állami ünnepek méltó megünnepléséről, valamint az önkormányzat által alapított díjak átadásáról.

4.1.3. Szervezi a város és az önkormányzat kapcsolatrendszerébe tartozó rendezvényeket, előkészíti a személyes találkozásokat.

4.1.4. Előkészíti az előzetesen egyeztetett megbeszélések meghívottainak fogadását.

4.1.5. Összeállítja a tisztségviselők, jegyző, aljegyző által meghatározott szervezési protokolláris feladatokat.

4.1.6. Ellátja a polgármester, az alpolgármesterek, az önkormányzati testület hivatali kommunikációját.

4.1.7. Dunaújváros Megyei Jogú Város hivatalos honlapjának (www.dunaujvaros.hu) közzétételi felelőse.

4.1.8. Szervezi a dunaújvárosi állandó lakcímmel rendelkező „Szépkorúak” köszöntését.

2. Nemzetközi feladatok körében:

4.2.1. Ellátja az önkormányzat nemzetközi kapcsolataival kapcsolatos szervezési, előkészítő tevékenységet.

4.2.2. Végzi a nemzetközi kapcsolatokkal kapcsolatos idegen nyelvű levelezéseket.

4.2.3. Koordinálja a testvérvárosi kapcsolatokat.

4.2.4. Szervezi az önkormányzatot érintő nemzetközi konferenciákat.

4.2.5. Szervezi a tolmács és fordítói munkát.

4.2.6. Előkészíti az önkormányzathoz érkező külföldi vendégek fogadását, szervezi programjukat a nemzetközi protokoll szabályai szerint.

4.2.7. Ellátja az önkormányzat delegációinak külföldi utazásával kapcsolatos előkészítő tevékenységet.

3. Nemzetiségi önkormányzatok tevékenységéhez kapcsolódó feladatkörben:

4.3.1. Ellátja és felügyeli a városban működő nemzetiségi önkormányzatok működésével, gazdálkodásával kapcsolatos feladatokat.

4.3.2. Közreműködik a nemzetiségi önkormányzatok üléseinek előkészítésében, valamint vezeti üléseinek jegyzőkönyveit.

4.3.3. Együttműködik és segítséget nyújt a nemzetiségi önkormányzatok nemzetközi kapcsolataik szervezésében, lebonyolításában.

4. Személyügyi feladatok körében:

4.4.1. Ellátja a közgyűlés, a polgármester és a jegyző hatáskörébe tartozó munkáltatói jogok gyakorlásával kapcsolatos munkáltatói intézkedések előkészítését az alábbi tárgykörökben:
a) kinevezés, annak módosítása, átsorolás, illetményváltozás, munkaszerződés kötése, módosítása,
b) jubileumi jutalom,
c) jogviszony megszűnése, megszüntetése,
d) rendkívüli munkavégzés, helyettesítés,
e) összeférhetetlenség,
f) fegyelmi eljárás megindítása,
g) egyéb munkáltatói juttatások,
h) tanulmányi szerződés.

4.4.2. Személyi ügyekben közgyűlési előterjesztések elkészítése, egyeztetések lefolytatása.

4.4.3. Közszolgálati és egyéb, az osztály feladatkörébe tartozó szabályzat előkészítése, javaslattétel a módosítására.

4.4.4. Személyi anyagok, nyilvántartások kezelése.

4.4.5. Pályázatok, álláshirdetések előkészítése, lebonyolítása.

4.4.6. Vagyonnyilatkozat-tételi eljárás lefolytatásában közreműködés, munkáltatói intézkedések előkészítése, nyilatkozatok átvétele.

4.4.7. A közszolgálati teljesítményértékelési rendszer (TÉR) kezelése.

4.4.8. KÖZSTAT jelentések elkészítése, továbbítása.

4.4.9. Vizsgakötelezettségek nyilvántartása, a Kormányhivatal értesítése alapján szervezése.

4.4.10. Elektronikus képzési és vizsgarendszer (PROBONO) kezelése.

4.4.11. Kötelező továbbképzésekkel kapcsolatos feladatok ellátása.

4.4.12. TARTINFO rendszer kezelése.

4.4.13. A központosított illetmény-számfejtési rendszer kezelése.

4.4.14. A hivatal alkalmazottai cafetéria juttatásának igénylésével, adminisztrációjával kapcsolatos feladatok ellátása, a kifizetés érdekében, az igényelt juttatások összegzése és továbbítása a költségvetési és pénzügyi osztályra.

4.4.15. Kedvezményes utazási utalvány biztosításával kapcsolatos ügyintézés.

4.4.16. A hivatal alkalmazottai esetében szabadság, egyéb távollétek nyilvántartás vezetése, jelentések elkészítése, továbbítása a Magyar Államkincstárhoz.

4.4.17. Együttműködés a tevékenységébe tartozó feladatok körében a hivatal más szervezeti egységeivel, a Magyar Államkincstárral.

4.4.18. Ágazati statisztikák készítése, jogszabályban előírt adatszolgáltatások, jelentések elkészítése.

4.4.19. Közreműködés a munkáltatói jogkör gyakorlásához szükséges helyi rendeletek, szabályzatok és utasítások előkészítésében.

5. Munkaerő-gazdálkodás körében:

4.5.1. Elősegíti és támogatja a hivatal, valamint az önkormányzat által fenntartott intézményrendszer fenntartása és alakítása (intézmény-létrehozás, – fejlesztés, – összevonás, – megszüntetés) során felmerülő munkaerő-gazdálkodási, koordinációs feladatok ellátását.

4.5.2. Közreműködik a különböző szervezetek által meghirdetett humánerőforrás gazdálkodási, foglalkoztatási, munkaerő-piaci célú pályázatok figyelésében és azokra való pályázati előkészületekben.

4.5.3. Operatív módon együttműködik a munkanélküliség megelőzését, kezelését megcélzó helyi nonprofit szervezetekkel, illetve a helyi, kistérségi szintű szociális párbeszédre törekvő munkavállalói és munkáltatói érdekképviseletekkel.

4.5.4. Elvégzi az intézményi jellegű foglalkoztatási ellenőrzést.

6. Esélyegyenlőségi feladat körében:

4.6.1. Előkészíti a hivatal esélyegyenlőségi tervét és vizsgálja annak teljesülését, elősegíti és támogatja a megvalósulását.

4.6.2. Közreműködik a hátrányos megkülönböztetés kapcsán jelzett problémák kivizsgálásában és az intézkedések meghozatalában.

4.6.3. A munkaerő-felvételi eljárás során észlelt hátrányos megkülönböztetés esetén intézkedést kezdeményez.

7. Gondnoksági feladatkörében:

4.7.1. Ellátja a hivatal épületeinek üzemeltetésével, karbantartásával kapcsolatos feladatokat.

4.7.2. Elkészíti az épületek és szolgáltatások költségeinek fedezetére vonatkozó költségvetési javaslatot, gazdálkodik az elfogadott költségvetési előirányzatokon belül.

4.7.3. Biztosítja a portaszolgálatot.

4.7.4. Ellátja a hivatal belső anyagmozgatási feladatait.

4.7.5. Ellátja a hivatal épületeinek tisztán tartási feladatait.

4.7.6. Gondoskodik a hivatal nyomtatvány- és irodaszer ellátásáról.

4.7.7. Vezeti a bélyegző és kulcs nyilvántartást.

4.7.8. Gondoskodik a személyi használatra kiadott eszközök analitikus nyilvántartásáról.

4.7.9. Szervezi a leltározás végrehajtását és elvégzi a leltárértékelést, ellátja a polgármesteri hivatal tárgyi eszközeinek nyilvántartását, közreműködik azok leltárba vételében és selejtezésében.

4.7.10. Biztosítja a választások, önkormányzati rendezvények technikai feltételeit.

4.7.11. A munkavégzési feltételek biztosítása érdekében kapcsolatot tart a hivatal szervezeti egységeivel.

4.7.12. Kapcsolatot tart azokkal a szolgáltatókkal, amelyek a működéshez szükséges üzemviteli feltételeket biztosítják.

4.7.13. A karbantartási, felújítási feladatok ellátása érdekében a vállalkozóktól árajánlat kérése, a szerződés előkészítése, a végrehajtás és a teljesítés ellenőrzése, teljesítésigazolása.

8. Egyéb feladat körében:

4.8.1. Előkészíti a feladatkörébe tartozó közgyűlési és bizottsági előterjesztéseket.

4.8.2. Közreműködik az osztály hatáskörbe tartozó közérdekű adatok közzétételében.

4.8.3. Gondoskodik az osztályhoz tartozó feladatok, költségvetési előirányzatok tekintetében a kötelezettségvállalással kapcsolatos megállapodások, testületi határozatok, költségvetési keret nyilvántartásáról.

4.8.4. Végzi az osztályhoz tartozó feladatok körében kötött szerződések szakmai ellenőrzését, a Költségvetési és Pénzügyi Osztály bevonásával pénzügyi ellenőrzését.

4.8.5. Előkészíti a „Dunaújvárosért Díj, a „Dunaújváros Közszolgálatáért Díj”, valamint a „Dunaújváros Díszpolgára” kitüntetői cím adományozásával kapcsolatos közgyűlési előterjesztéseket, és az abban foglaltakat végrehajtja.

4.8.6. Nyilvántartja a közgyűlés által alapított kitüntetésekben részesülteket.

4.8.7. Az osztály tevékenységi körébe tartozó pályázati lehetőségek figyelemmel kísérése, közreműködés a pályázatok elkészítésében, végrehajtásában.

4.8.8. Ellátja a KIÉT üléseinek titkári feladatait,

4.8.9. Előkészíti a foglalkoztatási jellegű alapítványokkal kapcsolatos feladatokat.

4.8.10. Ellátja a hivatali közfoglalkoztatáshoz kapcsolódó koordinációs és szervezési feladatokat.

4.8.11. Ellátja a KGY SZMSZ 1. függeléke szerint hatáskörébe utalt bizottság ügyviteli feladatait.

4.8.12. Ellátja a belső szabályzatokban az osztály számára maghatározott feladatokat.

4.8.13. Ellátja a hivatal személyszállítási feladatait, biztosítja a gépjárművek üzemeltetési és üzemviteli feltételeit.